La recherche avancée vous permet de chercher vos documents au sein des groupes et des dossiers auxquels vous avez accès.
Rechercher un document
- Ouvrez la liste des dossiers en cliquant sur l'icône 'Dossiers'
dans le panneau de droite en page d'accueil.
- Cliquez sur le bouton 'Recherche avancée'
dans la colonne de gauche.
- Une fenêtre s'ouvre, vous pouvez rechercher vos documents par :
- Le nom / description des documents : Indiquez ici le mot-clé de votre recherche de nom / description de document (si plusieurs mots, ils doivent se suivre dans le nom de votre document, par exemple pour rechercher le document nommé 'Mémoire technique Nantes métropole', taper 'Nantes' ou 'Nantes métropole' mais pas 'Mémoire Nantes' car la recherche serait infructueuse).
- Le nom / description des dossiers : Indiquez ici le mot-clé de votre recherche de nom / description de dossier (si plusieurs mots, ils doivent se suivre dans le nom de votre dossier, par exemple pour rechercher un document dans un dossier nommé 'Ville Nantes métropole', taper 'Nantes' ou 'Nantes métropole' mais pas 'Ville métropole' car la recherche serait infructueuse).
- Le(s) groupe(s) (vous pouvez inclure les sous-groupes du/des groupe(s) parents(s))
- La date de création du document : Indiquez une date ou une période
- Le nom du créateur du document : Sélectionnez un auteur parmi la liste des utilisateurs qui ont accès au groupe cible.
- La date de modification du document : Indiquez ici une date ou une période.
- Le nom du dernier modificateur du document : Sélectionnez un auteur parmi la liste des utilisateurs qui ont accès au groupe cible.
- Le type du document : Document initial, Version, Modèle
- La source du document : Indiquez ici si le document est créé à partir d'un Master ou dupliqué à partir d'un autre document. Sélectionnez un master ou document depuis la liste des masters/documents proposés.
- Le statut du document : Indiquez si le document est actif ou archivé.
- Si le document comporte la mention DRAFT (s'il comporte encore au moins un XX ou un emplacement de pièce-jointe vide)
- Cliquez sur le bouton
NB : Tous les critères de recherche se cumulent.
NB : La fenêtre de recherche reste complétée avec vos filtres, tant que vous n'avez pas cliqué sur 'Réinitialiser' ou ouvert un document résultat de la recherche.
Comprendre le résultat de la recherche
Le résultat de la recherche s'affiche dans l'écran central de XaitProposal tous les documents qui correspondent à vos critères de recherche sont affichés (peu importe les groupes où ils sont enregistrés).
Pour identifier leur emplacement, il faut ouvrir le document et consulter le fil d'Ariane en haut de page.
Exporter le résultat de la recherche
Il est possible d'exporter sous Excel le résultat de la recherche, soit la liste des documents en fonction de vos critères / filtres.
Pour exporter la liste :
- Cliquez sur le bouton 'Exporter'
en haut à droite de l'écran central.
- Cliquez sur 'Tout exporter' pour obtenir un Excel avec la liste des documents. Si vous avez sélectionné certains documents, vous pouvez cliquer sur 'Exporter la sélection'.
NB : L'export Excel est limité à une liste de 10 000 documents.
Pour en savoir plus sur la gestion des dossiers, consultez les articles suivants :
- Comment se repérer et naviguer dans la liste des dossiers ?
- Comment appliquer un filtre sur les groupes, dossiers et les documents ?
- Comment exporter la liste des documents d'un groupe ?