Accéder à la liste des dossiers
Cliquez ici pour consulter l'article complet : Comment accéder à la liste des dossiers ?
Accéder à la fonction d'export
- Dans l'arborescence de gauche, sélectionnez le groupe duquel vous souhaitez exporter les documents.
- Cliquez sur l'icône 'Exporter'
en haut à droite de votre écran.
- Vous pouvez :
- Tout exporter : Pour exporter tous les éléments de l'écran central (y compris les sous-dossiers et les documents).
- Exporter la sélection : Pour exporter les éléments de l'écran central sélectionnés (y compris les sous-dossiers et les documents.)
NB : L'export Excel est limité à une liste de 10 000 documents.
Mettre en forme le tableau
À la fin du téléchargement, ouvrez le fichier avec votre logiciel tableur habituel (généralement Microsoft Excel), puis suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur 'Activer les modifications' afin de pouvoir mettre en forme le tableau
- Cliquez sur le bouton en haut à gauche de la feuille pour sélectionner automatiquement l'intégralité des cellules
- Positionnez la souris entre deux colonnes : le curseur doit s'afficher sous forme de croix noire
- Effectuez un double-clic : la largeur de toutes les colonnes est automatiquement ajustée
- Appliquez la mise en forme de votre choix (bordures, en-têtes...)
Comprendre le résultat
Chaque ligne du tableau correspond à un document. Les colonnes indiquent les informations contextuelles du document :
- A : nom du dossier parent
- B : nom du document
- C : nom du document source (document dupliqué)
- D : master source
- E : date de publication du Master source
- F : Type
- G : auteur
- H : groupe
- I : e-mail de l'auteur
- J : date de création
- K : date de dernière modification
- L : statut
- M : clôturé par
- N : clôturé le
- O : date d'archivage
- P : si le document est visible ou archivé
- Q : si le document comporte la mention Draft
- R : modifié par (nom)
- S : modifié par (Email)
- Les colonnes T et suivantes indiquent les informations saisies dans les champs de fusion du formulaire. Pour ces colonnes, c'est le texte de l'aide du champ de fusion qui est indiqué en en-tête.
Suivez ce lien pour visionner la vidéo d'illustration : Exporter la liste des documents d'un groupe sous Excel
Pour plus d'informations sur les champs de fusion et formulaire, consultez les articles complets :