Publier un contenu textuel ou un tableau avancé en base de connaissances
Si un contenu rédactionnel ou un tableau avancé doit être commun à plusieurs documents/masters, vous pouvez sauvegarder ce contenu dans la base de connaissances afin de le mutualiser entre ces documents/masters.
Pour bénéficier au mieux de cette fonctionnalité, vous devez avoir les rôles suivants :
- 'Knowledge-Base Manager' afin de pouvoir sauvegarder le texte dans la base de connaissances du groupe auquel vous appartenez.
- 'Content Manager' afin de pouvoir importer le texte dans un master.
Il est toutefois possible avec un rôle de Redactor de sauvegarder, dans son espace personnel de la KB, du du contenu extrait d'un de ses documents, pour le réutiliser dans un autre.
Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder aux articles complets :
- 'Comment remonter du texte dans la base de connaissances ?'
- 'Comment importer du contenu texte dans le traitement de texte ?'
Suivez ce lien pour visionner la vidéo d'illustration : Gérer une brique de texte en base de connaissances
Accéder à un contenu pour le mettre à jour
Depuis le traitement de texte :
Cliquez sur l'icône à droite de l'élément que vous souhaitez mettre à jour en base de connaissances, puis sélectionnez l'option 'Consulter dans la base de connaissances'.
Ici par exemple, le chapitre 'Nom du chapitre...' est enregistré dans la KB et est à jour à date.
La base de connaissances s'affiche en focus sur le contenu. Cliquez sur 'Envoyer une nouvelle version' au-dessus de la colonne de droite, pour accéder à l'espace de modification du contenu.
Depuis la base de connaissances :
Dans la base de connaissances, utilisez la barre de recherche et/ou les tags pour retrouver le contenu que vous souhaitez mettre à jour.
Cliquez ici pour accéder à l'article complet : 'Comment rechercher du contenu dans la base de connaissances ?'
Une fois votre contenu sélectionné dans la base de connaissances, cliquez sur pour afficher son aperçu. La base de connaissances s'affiche en focus sur le contenu. Cliquez sur 'Envoyer une nouvelle version' au-dessus de la colonne de droite, pour accéder à l'espace de modification du contenu :
NB : Le bouton 'Créer une nouvelle version' n'apparaît que sur les médias que vous êtes autorisé à modifier.
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- Si vous disposez du rôle 'Knowledge-Base Manager', vous pouvez modifier tous les éléments des groupes auxquels vous appartenez et de leurs groupes enfants.
- Si vous ne disposez pas de ce rôle, vous pouvez modifier uniquement les éléments de votre espace personnel.
Mettre à jour le contenu
Vous avez cliqué sur 'Envoyer une nouvelle version' dans la base de connaissances et vous êtes maintenant dans l'espace de modification de votre contenu. Vous pouvez maintenant effectuer vos modifications dans le traitement de texte :
Vous pouvez effectuer tout type de modification disponible dans le traitement de texte, sur le niveau sélectionné. Cliquez ici pour accéder à l'article complet : 'Introduction au traitement de texte'
NB : Le traitement de texte est différent selon qu'on est en train de rédiger un document / master ou de mettre à jour un contenu. Dans le second cas, les options de la colonne de gauche ne sont jamais proposées, et certaines options de la partie centrale sont bridées : il n'est pas possible d'envoyer ou d'importer du texte depuis la base de connaissances, ni de changer un niveau de titre en niveau supérieur ou égal au niveau parent. Les options de la colonne de droite sont quant à elles bien disponibles dès lors qu'un bloc est ouvert pour modification.
Publier les modifications
Une fois les modifications terminées, cliquez sur 'Publier la version' en haut de la colonne de gauche, pour mettre à jour le contenu dans la base de connaissances. Une fenêtre de confirmation apparaît :
De retour dans la base de connaissances, dans l'aperçu du média, les modifications sont bien visibles, ainsi que le nombre de versions :
NB : La publication d'une nouvelle version n'implique pas la publication de ce contenu dans les documents / masters qui l'utilisent. Vous pourrez appliquer la mise à jour sur chaque document / master au moment de leur ouverture.