Créer un nouveau contenu pièce jointe (format PDF)
Les pièces jointes insérées dans la base de connaissances pourront être utilisées lors de la création de vos documents. Pour insérer une nouvelle pièce jointe :
- Accédez à la base de connaissances en cliquant sur l'icône
via le volet de gauche de la page d'accueil.
- Cliquez sur le bouton 'Créer', en haut dans la colonne de gauche.
- Téléchargez le fichier en cliquant sur 'Insérer un fichier' ou déposez-le dans l'emplacement prévu à cet effet.
-
Sélectionnez l’usage : "Tous", "Pièce jointe" ou "Illustration". Spécifiez si nécessaire, selon la façon dont vous souhaitez utiliser le fichier : uniquement en tant que pièce jointe ou en tant qu’illustration.
- Modifiez au besoin le nom du PDF (par défaut, c'est le nom du fichier inséré qui est repris).
- Ajoutez une description (facultatif).
- Ajoutez un tag (facultatif).
- Sélectionnez le groupe auquel sera rattaché l'image :
- en tant qu'utilisateur, vous pouvez l'enregistrer dans votre espace personnel.
- si vous êtes Knowledge-base Manager, vous pouvez sélectionner le groupe qui aura accès à ce PDF.
- Ajoutez un responsable (facultatif).
- Ajoutez une période de validité (facultatif)
- Cliquez sur le bouton 'Importer'.
⨻ Attention : la taille du fichier limite est 20 Mo. Pour un résultat optimal nous vous invitions à charger des PDF dont les dimensions sont adaptées à votre usage final, avec tous les calques fusionnés.
NB :
- Le nom des fichiers insérés dans la base de connaissances est très important pour la recherche et la mise à jour de contenus. Nous vous déconseillons donc de nommer vos fichiers 1234.pdf.
Veillez à consulter les éventuelles conventions de nommage auprès de votre administrateur. - Si vous n'enregistrez pas la pièce jointe PDF dans votre espace personnel, celle-ci ne vous sera plus accessible. Seul votre Knowledge Base manager pourra voir votre fichier et le rendre visible dans un groupe ou dans votre espace personnel.
Par exemple ici, nous avons importé un fichier PDF nommé 'Annexe1', qui pourra être utilisé en tant que pièce jointe et illustration (tout usage). La ressource s'affiche sur la page centrale, ainsi qu'en miniature dans la colonne de droite avec ses propriétés.
Pour classifier et organiser vos éléments en KB, vous pouvez consulter l'article : Comment classer les éléments par le biais des tags ?