Exporter la liste de l'ensemble des médias
Cliquez sur le nombre total de médias, affiché en haut de la colonne de gauche, pour exporter la liste des médias disponibles dans la KB.
Un fichier Excel dont le nom commence par 'Export-media' est téléchargé. Il liste tous les médias (archivés ou non) présents dans les bases de connaissances de l'ensemble des groupes.
Exporter une liste spécifique de médias
L'export des médias se fait toujours à partir de la page de résultats affichée. Vous pouvez donc utiliser les fonctionnalités de filtres et de recherche de la base de connaissances pour exporter une liste spécifique.
Pour plus d'information, cliquez ici pour accéder à l'article complet : Comment rechercher du contenu dans la base de connaissances (KB) ?
Mettre en forme le tableau
À la fin du téléchargement, ouvrez le fichier avec votre logiciel tableur habituel (généralement Microsoft Excel), puis suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur 'Activer les modifications' afin de pouvoir mettre en forme le tableau.
- Cliquez sur le bouton en haut à gauche de la feuille pour sélectionner automatiquement l'intégralité des cellules.
- Positionnez la souris entre deux colonnes : le curseur doit s'afficher sous forme de croix noire.
- Effectuez un double-clic : la largeur de toutes les colonnes est automatiquement ajustée.
- Appliquez la mise en forme de votre choix (bordures, en-têtes...)
Comprendre le résultat
Chaque ligne du tableau correspond à un média. Les propriétés du média sont réparties entre les colonnes A à Q. On distingue deux types de propriétés :
- Les propriétés automatiques, renseignées obligatoirement pour chaque média :
- Nom - colonne A
- Type - colonne C
- Poids - colonne D
- Groupe - colonne E
- Date de création - colonne G
- Date de mise à jour - colonne H
- Date d'envoi de la nouvelle version - colonne I
- Nombre de versions - colonne J
- Modifiable - colonne K
- Créé par - colonne O
- Le nombre de Master concernés - colonne Q
Si la case 'Inclure l'utilisation dans les masters' a été cochée lors de l'export, la colonne 'Nombre de masters concernés' apparaît. Cette colonne permet de savoir dans combien de masters les médias sont utilisés.
- Les propriétés complémentaires, renseignées uniquement le cas échéant :
- Description - colonne B
- Tags - colonne F
- Date d'archivage - colonne L
- Date de début de validité - colonne M
- Date de fin de validité - colonne N
- Responsable - colonne P
Ci-dessous un exemple d'export :
- en saumon les propriétés automatiques,
- en vert les propriétés complémentaires.