Mettre un contenu textuel à jour dans la base de connaissances
Si un contenu rédactionnel doit être commun à plusieurs documents / masters, vous pouvez sauvegarder ce contenu dans la base de connaissances afin de le mutualiser entre ces documents / masters. Vous pourrez ensuite effectuer vos mises à jour directement sur le contenu textuel en base de connaissances.
Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder aux articles complets :
- 'Comment remonter du texte dans la base de connaissances ?'
- 'Comment importer du contenu texte issu de la base de connaissances dans le traitement de texte ?'
- 'Comment mettre à jour un texte dans la base de connaissances ?'
Mettre à jour une image ou une pièce-jointe PDF dans la base de connaissances
Si une pièce-jointe PDF ou une image doivent être révisées (mise à jour annuelle ou trimestrielle de certains fichiers PDF, optimisation de visuels...), vous avez la possibilité d'en envoyer une nouvelle version dans la base de connaissances. La mise à jour sera ensuite proposée pour tous les documents utilisant cette pièce-jointe PDF ou cette image.
Cliquez sur le lien ci-dessous pour accéder à l'article complet :
Répercuter la mise à jour d'un contenu dans un document / master
A l'ouverture du document / master
Lorsque vous ouvrez un document / master pour lequel des mises à jour sont disponibles, la fenêtre 'Mise à jour d'un média' s'affiche :
- Cliquez sur 'Me le rappeler plus tard' si vous ne souhaitez procéder à aucune mise à jour pour le moment. La fenêtre réapparaîtra au prochain chargement du document.
- Cliquez sur 'Tout mettre à jour' si vous souhaitez récupérer toutes les mises à jour, sans en vérifier le détail.
- Cliquez sur 'Voir le détail' si vous souhaitez accéder à la liste des mises à jour disponibles. Celle-ci s'affiche alors dans la colonne de droite. Cliquez sur l'élément que vous souhaitez mettre à jour pour l'afficher dans le traitement de texte et voir les modifications qui y ont été apportées :
Dans un document / master en cours d'édition
Lorsqu'un élément ou une partie d'un document / master correspondent à un contenu de la base de connaissances, un crochet est affiché à leur droite, qui couvre toute la hauteur :
L'icône en haut à droite de l'élément permet de savoir si le contenu est à jour ou non.
Si une nouvelle version est disponible dans la base de connaissances, l'élément affiche l'icône . Cliquez sur cette icône pour afficher les options disponibles :
- Consulter dans la base de connaissances : permet de voir le contenu directement dans la base de connaissances.
- Comparer avec la dernière version : affiche les différences entre la version actuelle et la mise à jour disponible.
- Ignorer cette mise à jour : permet d'ignorer la mise à jour actuellement disponible, mais les prochaines mises à jour seront proposées. Si vous changez d’avis, la mise à jour pourra être récupérée manuellement via l’option ‘Mettre à jour’.
- Ignorer cette mise à jour et les suivantes : ignore les mises à jour sur ce contenu jusqu'à nouvel ordre. Les mises à jour ne seront plus proposées, mais pourront toujours être récupérées manuellement via l'option 'Mettre à jour'.
- Mettre à jour : remplace la version actuelle par la dernière version disponible de la base de connaissances.
Vous pouvez également afficher directement la liste de toutes les mises à jour disponibles grâce à l'option 'les mises à jour' du mode 'Liste' de la colonne de droite :
NB : Pour mieux comprendre la différence entre les différents statuts, vous pouvez consulter nos deux articles complets :