Assigner une tâche depuis la colonne de droite :
Positionnez-vous au niveau du titre de la partie que vous souhaitez assigner, puis cliquez sur le bloc pour faire apparaître la barre d'outils.
- Dans la colonne de droite, cliquez sur l'icône
.
- Dans le premier champ, sélectionnez le type de tâche à créer :
- Contribution : si le travail attendu est une modification du contenu envoyé ou une création de contenu.
- Validation : si le travail attendu est une validation du contenu envoyé. Le validateur peut également modifier le contenu assigné.
3. Dans le champ ‘Pour’, saisissez les premières lettres du nom ou de l'email de la personne à qui vous souhaitez assigner la tâche :
- Si le contributeur a un compte dans XaitProposal, son nom vous sera proposé.
- Si aucun nom n’est proposé, saisissez l’adresse email du contributeur, puis remplissez les champs ‘Nom’, ‘Nom d’utilisateur’ et ‘Langue’ pour lui créer un compte ‘contributeur’.
4. Dans le champ ‘Date d'échéance’, sélectionnez la date de fin souhaitée pour le traitement de la tâche.
5. Dans le champ ‘Message’, saisissez votre message à l'attention du contributeur.
6. Cliquez sur 'Envoyer'.
La personne désignée comme contributeur ou validateur a maintenant accès à votre document/master.
Un email est envoyé au contributeur ou validateur avec un lien vers la partie du document/master qui lui est assignée. Une notification apparaît également sur sa page d'accueil de XaitProposal.
Lorsqu'un utilisateur est désigné contributeur ou validateur, il reçoit une notification, et une seconde notification 15 jours ouvrables avant expiration de l'échéance.
NB :
- Le niveau de titre assigné inclut les sous-titres associés.
Ainsi, si vous assignez à partir d'un titre de chapitre, tous les sous-chapitres, thèmes, paragraphes, tableaux, images et pièces-jointes PDF associés seront assignés au contributeur. Il pourra donc tous les modifier. - Tant que la tâche est en cours, son contenu ne pourra être modifié que par la personne à laquelle elle a été assignée. Si vous souhaitez modifier le contenu d’une tâche en cours, il vous faudra la suspendre le temps de la modification. Le contributeur recevra une notification par e-mail à la suspension puis à la réactivation de sa tâche.
Assigner une tâche directement dans le traitement de texte :
1. Dans la partie centrale de votre écran, ouvrez le bloc concerné (texte ou tableau avancé) par la tâche que vous souhaitez assigner.
2. Dans la barre d'outil du bloc, cliquez sur l'icône
3. Dans le premier champ, sélectionnez le type de tâche à créer :
Contribution : si le travail attendu est une modification du contenu envoyé ou une création de contenu.
Validation : si le travail attendu est une validation du contenu envoyé. Le validateur peut également modifier le contenu assigné.
4. Dans le champ ‘Pour’, saisissez les premières lettres du nom ou de l'email de la personne à qui vous souhaitez assigner la tâche :
Si le contributeur a un compte dans XaitProposal, son nom vous sera proposé.
Si aucun nom n’est proposé, saisissez l’adresse email du contributeur, puis remplissez les champs ‘Nom’, ‘Nom d’utilisateur’ et ‘Langue’ pour lui créer un compte ‘contributeur’.
5. Dans le champ ‘Date d'échéance’, sélectionnez la date de fin souhaitée pour le traitement de la tâche.
6. Dans le champ ‘Consigne', saisissez votre message à l'attention du contributeur.
7. Cliquez sur 'Envoyer'.
La personne désignée comme contributeur ou validateur a maintenant accès à votre document/master.
Un email est envoyé au contributeur ou validateur avec un lien vers la partie du document/master qui lui est assignée. Une notification apparaît également sur sa page d'accueil de XaitProposal.
Suivez ce lien pour visionner la vidéo d'illustration : Envoyer une tâche collaborative
NB :
- Le niveau de titre assigné inclut les sous-titres associés.
Ainsi, si vous assignez à partir d'un titre de chapitre, tous les sous-chapitres, thèmes et paragraphes associés seront assignés au contributeur. Il pourra donc tous les modifier. - Tant que la tâche est en cours, son contenu ne pourra être modifié que par la personne à laquelle elle a été assignée. Si vous souhaitez modifier le contenu d’une tâche en cours, il vous faudra la suspendre le temps de la modification. Le contributeur recevra une notification par e-mail à la suspension puis à la réactivation de sa tâche.