Ouvrir la liste des dossiers
Cliquez ici pour accéder à l'article complet : Comment accéder à la liste des dossiers ?
Dupliquer depuis la liste des dossiers
- Sélectionnez dans l'arborescence de gauche le dossier contenant le document à dupliquer
- Positionnez-vous sur le document à dupliquer
- Cliquez sur l'icône 'Dupliquer'
qui apparait à droite de la ligne.
- Une fenêtre d'information s'ouvre. Vous pouvez :
- Modifier le nom du document.
- Modifier le type du document *.
- Modifier ou conserver l'emplacement du document.
- Modifier ou conserver les champs de fusion du document.
- Modifier ou conserver les réponses du QCM.
- Cliquez sur le bouton 'Dupliquer' afin de valider la duplication du document.
Dupliquer depuis la création du document
Sélectionner un dossier
- Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez créer votre document.
- Vous pouvez :
- Créer un nouveau dossier > cliquez ici pour lire l'article complet : Comment créer un dossier ?
- Sélectionner un dossier existant > cliquez sur le dossier / sous-dossier auquel sera rattaché votre document : la liste des dossiers se recentre sur ce dossier.
Créer un document
Au sein du dossier dans lequel le document doit être créé, cliquez sur l'icône 'Créer un document' .
NB : Vous devez être dans un dossier pour créer un document. L'action 'Créer un document' n'est pas active si vous vous situez au niveau d'un groupe.
Compléter le formulaire du document
- Saisissez le nom de votre document.
Tous les champs de fusion qui ont été complétés dans le dossier sont repris automatiquement dans le formulaire du document.
Vous pouvez modifier certains champs si vous le souhaitez, les modifications seront prises en compte uniquement pour ce document.
NB : Vous pouvez revenir à votre formulaire pour le modifier à tout moment. Cliquez ici pour accéder à l'article complet : Comment modifier un dossier (revenir au formulaire) ?
Sélectionner le document à dupliquer
- Dans le champ 'Source', sélectionnez 'Document' puis le document à dupliquer dans le menu qui vous est proposé.
- Sélectionnez le type de votre document*.
- Renseignez les champs de fusion si nécessaire.
- Cliquez sur l'icône 'Enregistrer'
dans la colonne de gauche.
- Le document dupliqué apparaitra dans la liste des documents.
NB : Au moment de la sélection du document source, les champs de fusion du document en cours de création sont complétés à l'identique du document d'origine.
Vous pouvez modifier ce paramètre manuellement ou, si vous le souhaitez, cliquer sur 'Appliquer les valeurs du dossier parent' pour reprendre les champs de fusion du dossier dans lequel vous travaillez.
Répondre au QCM
Une fois le document créé, son QCM s'affiche, complété à l'identique du document source. Vous pouvez alors :
- Cocher ou décocher des réponses pour modifier les choix effectués dans le QCM.
- Cliquer sur 'Créer' pour accéder au traitement de texte.
NB :
- Si vous modifiez les choix effectués dans le QCM, cela aura un impact sur le document final, qui ne sera plus rigoureusement identique à l'original. Les questions marquées d'un astérisque rouge sont obligatoires.
- La duplication d'un document implique que le nouveau document dupliqué ne prend pas en compte les éventuelles mises à jour effectuées sur le master.
- La duplication d'un document implique que la personnalisation effectuée sur le document source sera également reprise.
* Rappel : Les différents types de documents disponibles ;
- Document Initial : document considéré comme 1ère version. Il est généralement issu d'un master.
- Version : document considéré comme une V2 d'un autre document. Généralement issue de la duplication d'un document initial.
- Modèle : document de référence, pour des sujets ne nécessitant pas la création d'un master et de son QCM.
Suivez ce lien pour visionner la vidéo d'illustration : Dupliquer un document pour créer une version 2