Cet article concerne la fonctionnalité Search Engine. Vérifiez auprès de votre administrateur que ce module est bien souscrit et activé pour votre compte.
La fonctionnalité "Recherche et suggestions" permet de rechercher des contenus existants au sein de votre base de données et de les insérer directement dans votre document en cours de rédaction.
⚠️ Important : Différence avec la Base de Connaissances Le moteur de recherche sert à aller chercher des contenus précis existants. Si vous modifiez un contenu inséré via le moteur de recherche, il ne sera pas capitalisé automatiquement dans la base de connaissances. La base de connaissances reste l'outil d'administration et de gouvernance de vos contenus génériques.
Comment utiliser la fonctionnalité « Recherche et Suggestions »
Étape 1 : Lancer une recherche
- Dans votre éditeur, positionnez-vous à l'endroit précis où vous souhaitez insérer du nouveau contenu, puis cliquez sur le menu "+".
- Cliquez sur l'icône de recherche (en forme de loupe) pour ouvrir la fenêtre de recherche et suggestions.
- Saisissez vos mots-clés ou vos phrases dans le champ de recherche.
- NB : La recherche est sémantique (elle comprend le sens de votre phrase) et lexicale (elle cherche les mots-clés).
- Cliquez sur le bouton "Rechercher" pour lancer l'analyse.
- Optionnel : Utilisez les filtres pour affiner vos résultats :
- Par type de contenu : Cochez les cases pour isoler uniquement les chapitres, sous-chapitres, paragraphes, tableaux ou illustrations.
- Par source : Document ou Master
- Par type de document : Filtrez uniquement sur les Masters, les documents initiaux ou vos modèles.
- Par statut : En cours / clôturé, Draft oui/non
Étape 2 : comparer et sélectionner un résultat
- Comparez les résultats : Vous pouvez afficher jusqu'à deux écrans d'aperçu côte à côte pour lire et comparer les réponses afin de choisir la meilleure.
- Faites le ménage : Supprimez les résultats non pertinents de votre liste pour y voir plus clair (cela ne supprime pas la donnée de la base, seulement du résultat de votre recherche actuelle).
- Sélectionnez le contenu souhaité, puis cliquez sur "Utiliser ce contenu".
Étape 3 : Confirmer l'emplacement et le niveau du contenu
Après avoir sélectionné un résultat, une nouvelle fenêtre affiche le plan de votre document afin de finaliser l'insertion.
- L'emplacement initial (celui où vous aviez cliqué sur le "+") est sélectionné par défaut. Si besoin, vous pouvez cliquer sur une autre ligne du plan pour modifier la destination.
- Choisissez le niveau structurel auquel vous souhaitez intégrer ce contenu (par exemple : l'insérer en tant que Chapitre, Sous-chapitre ou simple Paragraphe).
- Si cette fonctionnalité est activée sur votre compte, vous avez la possibilité de cocher l'option "Améliorer le contenu" afin que l'intelligence artificielle adapte le texte à votre document.
- Cliquez sur le bouton "Insérer" pour valider l'opération.
Étape 4 : Finalisation dans l'éditeur
- Vous êtes redirigé vers votre éditeur, où le contenu est désormais inséré.
- Une icône d'information reste visible à côté du niveau inséré, ce qui vous permet de consulter à tout moment les détails de la source originelle.
- Si vous avez sélectionné l'option de réécriture lors de l'étape précédente, le panneau latéral s'ouvrira automatiquement pour vous permettre de vérifier et valider la proposition générée par l'intelligence artificielle.
Note concernant la navigation : Si vous décidez de fermer la fenêtre de recherche avant d'avoir inséré un contenu, un message d'avertissement vous indiquera que votre