Accéder au master
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Accéder à la fonction d'export
En face du master souhaité, cliquez sur l'icône 'Exporter les documents créés à partir du master...'
Dans la nouvelle page qui s'affiche, appliquer les filtres de votre choix, puis cliquer sur 'Exporter la liste des documents' : le téléchargement de la liste au format .xlsx se lance immédiatement dans votre navigateur.
Mettre en forme le tableau
À la fin du téléchargement, ouvrez le fichier avec votre logiciel tableur habituel (généralement Microsoft Excel), puis suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur 'Activer les modifications' afin de pouvoir mettre en forme le tableau
- Cliquez sur le bouton en haut à gauche de la feuille pour sélectionner automatiquement l'intégralité des cellules
- Positionnez la souris entre deux colonnes : le curseur doit s'afficher sous forme de croix noire
- Effectuez un double-clic : la largeur de toutes les colonnes est automatiquement ajustée
- Appliquez la mise en forme de votre choix (bordures, en-têtes...)
Comprendre le résultat
Chaque ligne du tableau correspond à un document. Les colonnes A à I indiquent les informations contextuelles du document : nom du dossier parent (A), nom du document (B), master source (C), auteur (D), e-mail de l'auteur (E), date de création (F), date de dernière modification (G), si le document est visible ou archivé (I) et la date d'archivage (H).
Si la case 'Mention Draft' a été cochée dans le filtre, la colonne 'Draft' apparaît en J. Cette colonne permet de savoir si les documents ont été finalisés (la mention Draft s'affiche à l'export PDF tant que le document contient des XX).
Les colonnes K et suivantes indiquent les informations saisies dans les champs de fusion du formulaire. Pour ces colonnes, c'est le code du champ de fusion qui est indiqué en en-tête.
Si la colonne 'Draft' est absente, les informations relatives aux champs de fusion sont affichées à partir de la colonne J.