Comment envoyer une tâche collaborative dans XaitWebProposal ?

Cet article concerne l'outil XaitWebProposal. Vérifiez auprès de votre administrateur que ce produit est bien souscrit.

1. Dans le plan de la colonne de gauche, cliquez sur le niveau que vous souhaitez assigner à un collaborateur
2. A droite du titre, cliquez sur le bouton 'Actions’ puis sur 'Ajouter une tâche'.
3. Renseignez les champs :
   • Sélectionner le type de tâche :
     • Contribution : si le travail attendu est une modification du contenu envoyé ou une création de contenu.
     • Validation : si le travail attendu est une validation du contenu envoyé. Le validateur peut également modifier le contenu assigné.
   • Dans le champ ‘Pour’, saisissez les premières lettres du nom ou de l'email de la personne à qui vous souhaitez assigner la tâche :
     • • Si le contributeur a un compte dans XaitProposal, son nom vous sera proposé.
       • Si aucun nom n’est proposé, saisissez l’adresse email du contributeur, puis remplissez les champs ‘Nom complet’, ‘Identifiant’ et ‘Langue’ pour lui créer un compte 'contributeur’.
         

   • Dans le champ ‘Date d'échéance’, sélectionnez la date de fin souhaitée pour le traitement de la tâche.

   • Dans le champ ‘Consigne', saisissez votre message à l'attention du contributeur.

4. Cliquez sur 'Créer'.

La personne désignée comme contributeur ou validateur a maintenant accès à votre mini-site/master Web.

Un email est envoyé au contributeur ou validateur avec un lien vers la partie du mini-site/master Web qui lui est assignée. Une notification apparaît également sur sa page d'accueil de XaitWebProposal.

NB :

• La tâche de 'Validation’ permet à la personne sollicitée de modifier le contenu comme la tâche de 'Contribution’. La seule différence réside dans le fait que la personne sollicitée devra 'Valider’ ou 'Refuser’ le contenu lors de la finalisation de la tâche.
• Une seule personne peut être sollicitée sur un même contenu.
• Lorsque la personne prend en charge la tâche et la finalise, vous recevez un email de notification pour vous en informer.
• Si vous sollicitez une personne qui ne fait pas partie de votre groupe, vous devrez définir si vous lui donnez des droits de lecture seule sur le reste du mini-site, ou si celle-ci ne pourra voir et modifier que la partie assignée.
• Si vous sollicitez une personne qui ne possède pas de compte, ou si vous avez un message qui indique que le quota est consommé, contactez votre administrateur.